LANGKAH - LANGKAH PELATIHAN & PENGEMBANGAN

 I.     PENENTUAN KEBUTUHAN

Merupakan kenyataan bahwa anggaran yg harus disediakan untuk membiayai kegiatan pelatihan & pengembangan merupakan beban bagi organisasi. Oleh karena itu perlu adanya jaminan bahwa kegiatan tsb nyata-sangat-dibutuhkan. Terdapat 3 pihak yg turut terlibat dlm identifikasi program:

1. Satuan organisasi yg mengelola SDM, yg mengidentifikasikan kebutuhan organisasi secara keseluruhan 
2.  Para Manager yg sehari – hari memimpin para karyawan, karena yg paling bertanggung jawab atas  keberhasilan / kegagalan dlm divisinya 
3. Para pegawai yg bersangkutan sendiri

Sumber – sumber innformasi lainnya yg perlu dimanfaatkan:

1.       Perencanaan karier pegawai yg telah disusun sebelumnya

2.       Daftar penilaian pelekasanaan pekerjaan

3.       Catatan tentang produksi

4.       Berbagai laporan tentang keluhan, keselamatan kerja & statistik kemangkiran

5.       Data mutasi pegawai 
6.       Hasil “Exit Interview”

I.          PENENTUAN SASARAN

Berdasarkan analisis akan pelatihan & pengembangan, berbagai sasaran ditetapkan. Sasaran yg inngin dicapai itu dapat bersifat teknikal ataupun menyangkut keprilakuan atau kedua – duanya

1. Sebagai tolok ukur kelak untuk menentukan berhasil tidaknya program pelatihan & pengembangan.
2. Sebagai bahan dalam usaha menentukan langkah selanjutnya seperti isi program & metode pelatihan yg akan digunakan

Kegunaan bagi penyelenggara pelatihan & pengembangan. Bagi para peserta besar manfaatnya terutama terlihat pada persiapan & usaha yg harus dilakukan agar memperoleh manfaat yg sebesar – besarnya dari program tsb. Kejelasan sasaran juga sangat berguna sebagai umpan balik bagi bagian yg mengelola SDM, baik mengenai programnya maupun pesertanya. Manfaat lain, agar apabila program sejenis akan diselnggarkan dimasa depan, pihak penyelenggara tdk mengulangi kesalahan yg sama

II.     PENENTUAN PROGRAM

Dalam program tsb harus jelas diketahui apa yg ingin dicapai. Salah satu sasaran yg ingin dicapai adalah mengajarkan keterampilan baru yg belum dimiliki oleh para pekerjanya, padahal diperlukan dlm pelaksanaan tugas dengan baik. Bahkan sangat mungkin yg diperlukan adalah perubahan sikap & perilaku dalam pelaksanaan tugas. Dalam hubungan ini, penting diperhatikan adalah penyelenggaraan program tsb harus memenuhi dua kepentingan, yaitu:

1. Kepentingan organisasi yg tercermin pada peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuannya. Jika tidak, berarti pemborosan telah terjadi 
2. Kepentingan para pegawai yg mengikuti program tsb, yg apabila tidak dipenuhi akan berakibat pada kurangnya motivasi. Bukan hanya mengikuti program tsb, akan tetapi juga melaksanakan tugas yg dipercayakan kepadanya

III.  PRINSIP – PRINSIP BELAJAR

Pada akhirnya, hasil yg dicapai yg dapat digunakan sebagai tolok ukur tentang tepat tdknya prinsip – prinsip belajar yg diterapkan dalam suatu program pelatihan & pengembangan. Dengan kata lain, yg diharapkan terjadi adalah berlangsungnya proses belajar mengajar dengan cepat karena peserta latihan & pengembangan merasa bahwa prinsip belajar yg diterapkan tepat. Dikalangan para pakar, prinsip belajar yg layak dipertimbangkan utk diterapkan berkisar pd lima hal, yaitu:

1. Partisipasi: pada umumnya proses belajar berlangsung dengan lebih cepat & pengetahuan/keterampilan yg diperoleh diingat lebih lama. Misalnya; seseorang belajar & menguasai teknik berenang karena partisipasinya waktu belajar 
2. Repetisi: bahwa sebenarnya semua informasi yg pernah diterima seseorang tersimpan diotaknya. Hanya saja agar dapat digunakan, informasi itu perlu diangkat kepermukaan melalui repetisi (pengulangan) 
3. Relevansi: kegiatan belajar mengajar akan lebih efektif apabila bahan yg dipelajari mempunyai relevansi tertentu & mempunyai makna konkret yg apabila dipelajari relevan dengan kebutuhan seseorang 
4. Pengalihan: pengalihan kemampuan & keterampilan. Pengalihan bisa terjadi karena penerapan teori dalam situasi nyata/karena praktek yg bersifat simulasi. Pengetahuan & keterampilan yg  diperoleh dlm simulasi dengan mudah dialihkan dalam dunia nyata. Mis. Seorang calon pilot diruang simulator
5.  Umpan balik: peserta mengetahui apakah tujuan pelatihan & pengembangan tercapai, baik dalam bentuk pengetahuan baru maupun keterampilan yg belum dimiliki sebelumnya, bahkan juga dalam bentuk terjadi tidaknya perubahan keprilakuan seseorang Untuk kepentingan umpan balik itulah diselenggarakan test / ujian

I.       PELAKSANAAN PROGRAM

Perlu ditekankan bahwa sesungguhnya penyelenggaraan program tsb bersifat situasional, yg artinya dengan penekanan & perhitungan kepentingan organisasi & kebutuhan peserta, penerapan prinsip – prinsip belajar dapat berbeda dalam aplikasi & intensitasnya yg akan tercermin pd penggunaan teknik – teknik tertentu dalam proses belajar – mengajar. Oleh karena itu, tepat tidaknya suatu teknik mengajar yg digunakan, tergantung pd berbagai pertimbangan yg ingin ditonjolkan, seperti:

1. Kehematan dalam pembiayaan 
2. Materi program 
3. Tersedianya fasilitas tertentu 
4. Preferensi & kemampuan peserta 
5. Preferensi & kemampuan pelatih 
6. Prinsip – prinsip belajar yg ingin diterapkan

Berikut adalah berbagai teknik melatih yg umum dikenal & digunakan 

Pelatihan dalam jabatan: penggunaan teknik pelatihan dimana para peserta dilatih langsung ditempatnya bekerja. Sasarannya adalah meningkatkan kemampuan peserta latihan mengerjakan tugasnya yg sekarang. Dalam praktek, pelatihan ini berlangsung dalam 4 tahap, yaitu: 

• Peserta pelatihan memperoleh informasi tentang pekerjaan yg menjadi tanggung jawabnya & hasil yg diharapkan 
•  Pelatih mendemostrasikan cara yg baik melaksanakan pekerjaan tertentu untuk dicontoh oleh peserta
• Peserta pelatihan disuruh mempraktekkan cara yg baru saja didemonstrasikan oleh pelatih Pegawai menunjukkan kemampuan bekerja menurut cara yg telah dipelajarinya dipersilahkan melakukan pekerjaannya tanpa supervisi meskipun pelatih masih menyediakan dirinya untuk memberikan penjelasan tambahan 

 

Rotasi pekerjaan: para pegawai dilatih mengerjakan beraneka ragam tugas bisa juga untuk menjamin kontinuitas kegiatan organisasi jika ada pegawai yg cuti/berhenti

       
      Sistem magang: sistem ini dapat mengambil 4 bentuk yaitu:

• Seorang pegawai belajar dari pegawai lain yg dianggap lebih berpengalaman & lebih mahir & berpengalaman dalam melaksanakan tugas 
• Bentuk kedua adalah coaching, dimana pimpinan mengajarkan cara-cara kerja yg benar & ditiru oleh pegawai yg sedang mengikuti latihan
• Dengan menjadikan seorang pegawai baru sebagai asisten pejabat yg lebih tinggi untuk memahami tugas – tugas orang yg dibantunya 
• Penugasan pegawai tertentu untuk duduk dalam berbagai panitia, sehingga dapat juga meningkatkan keterampilan berinteraksi antar manusia

     Sistem ceramah: program ini dianggap sistem paling tua & populer, walaupun palling tdk efektif, karena:

• Penyelenggaran relatif murah karena bisa diikuti oleh banyak peserta 
• Materi dapat dipersiapkan dengan baik & dapat digunakan berulangkali meskipun dengan penyesuaian – penyesuaian tertentu

     Pelatihan vestibule: metode pelatihan untuk meningkatkan keterampilan terutama gy bersifat teknikal tanpa mengganggu kegiatan sehari – hari, dimana tempat pelatihan didesain sedemikian mirip dengan tempat kerja

  

Role – playing  method: pelatihan bukan terfokus pada peningkatan keterampilan, melainkan yg menyangkut keprilakuan, tetrutama yg berwujud kemampuan menumbuhkan sikap empati & melihat sesuatu dari kacamata orang lain. Teknik ini sering pula digunakan apabila yg menjadi sasaran ialah peningkatan kemampuan menyelesaikan konflik & melakukan interaksi positif dengan orang lain yg berbeda

Studi kasus: sering digunakan dengan sasaran pokok untuk melatih kemampuan mengambil keputusan / memecahkan masalah dengan meningkatkan kemampuan interpretasi data dan daya nalar. Sistem ini mempunyai 2 makna:

• Peserta pelatihan mempelajari situasi problematik tertentu & cara orang lain mengatasi situasi 
• Peserta pelatihan menganalisis sendiri situasi problematik itu & mengambil keputusan tentang cara – cara terbaik untuk mengatasinya

Simulasi: merupakan suatu bentuk pelatihan dengan menggunakan suatu alat mekanikal yg identik betul dengan alat yg akan digunakan oleh peserta pelatihan dalam tugasnya. Sasarannya ialah agar dalam situasi nyata, berbagai keadaan itu dialami, dapat dikuasai karena telah mengalaminya walaupun dalam simulasi

 Pelatihan laboratorium: apabila Manajemen merasa bahwa tukar menukar pengalaman, pemahaman perasaan, perilaku, persepsi & reaksi orang lain dalam berinteraksi dipekerjaan adalah hal penting

   

Belajar sendiri: dalam teknik ini Organisasi mempersiapkan bahan belajar yg dianggap penting untuk dikuasai oleh para pegawai. Teknik ini digunakan apabila jumlah pegawai tersebar dalam lokasi berbeda & sulit untuk mengumpulkan sekaligus.  Tetapi para penyelia tetap memantau, memberikan dorongan & bimbingan dalam hal ini

Apabila dilakukan dengan tepat, berbagai manfaat yg dapat diperoleh:

1. Beban bagian pengelola SDM untuk merekrut TeKer baru berkurang yg pada gilirannya mengurangi biaya untuk proses rekrutment & seleksi 
2. Kebijakan promosi dari dalam dapat berjalan dengan baik 
3. Para pegawai merasa bahwa berkarya dlm organisasi berarti meniti karir & tidak sekedar cari makan 
4. Lebih terjaminnya kontinuitas pekerjaan dalam organisasi
5. Terwujudnya komitmen yg lebih besar dari para karyawan terhadap organisasi karena keinginan pindah pekerjaan menjadi lebih kecil, karena:

• Perpindahan pegawai pasti selalu terjadi dengan intensitas/frekuensi tdk seragam 
•  Mobilitas pegawai sukar diramalkan sebelumnya 
• Lowongan yg timbul karena perpindahan pegawai perlu diisi baik melalui promosi dari dalam maupun melalui rekrutmen pegawai baru 

VI. PENILAIAN  PELAKSANAAN PROGRAM

Pelatihan & pengembangan dikatakan berhasil apabila dalam diri peserta terjadi suatu proses transformasi, yg dapat dinyatakan berlangsung dengan baik apabila terjadi 2 hal berikut:

1.       Peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas

2.       Perubahan perilaku yg tercermin pada sikap, disiplin & etos kerja

Untuk mengetahui terjadi tidaknya perubahan tsb tidak hanya dinilai dari segi teknis saja, tetapi dari segi keprilakuan juga. Penilaian harus diselenggarakan secara sistematik dengan langkah – langkah sbb:

1.   Penentuan kriteria evaluasi ditetapkan bahkan sebelum suatu program pelatihan & pengembangan diselenggarakan dgn tolok ukur yg jelas berkaitan dengan peningkatan kemampuan & produktivitas kerja dalam posisi jabatan sekarang maupun dalam rangka mempersiapkan para pekerja menerima tugas perkerjaan baru dimasa depan

2.    Penyelenggaraan suatu tes untuk mengetahui tingkat pengetahuan, keterampilan & kemampuan para pekerja sekarang guna memperoleh informasi tentang program pelatihan & pengembangan apa yg tepat untuk diselenggarakan

3.     Pelaksanaan ujian pasca pelatihan & pengembangan untuk melihat apakah memang terjadi transformasi yg diharapkan/tidak & apakah transformasi tsb tercermin dalam pelaksanaan pekerjaan masing – masingn pegawai

4.     Tindak lanjut yg berkesinambungan. Tidak hanya setelah prorgam selesai, karena hasil suatu program pelatihan & terutama pengembangan tidak selalu terlihat dengan segera